Wie viele Tickets müssen Sie verkaufen, bevor ein Benefizabend einen Erlös für den guten Zweck erzielt? Ein voller Saal und ein hoher Ticketumsatz liefern darauf noch keine Antwort. Beginnen Sie mit den Fixkosten und den Kosten, die mit jedem Besucher steigen.
Ein fiktiver Abend mit 200 verfügbaren Plätzen
Angenommen: Die Fixkosten betragen 1.200 €. Pro Gast kommen 7 € hinzu und der Ticketpreis liegt bei 25 €. Dies sind lediglich Beispielbeträge, keine Tarife von Loteraise oder eines Veranstaltungsortes. In dieser einfachen Berechnung bleiben pro Ticket 18 € übrig, um die Fixkosten und den Beitrag für den guten Zweck zu decken.
| Verkaufte Tickets | Ticketumsatz | Gesamtkosten | Erlös für den Zweck |
|---|---|---|---|
| 80 | 2.000 € | 1.760 € | 240 € |
| 140 | 3.500 € | 2.180 € | 1.320 € |
| 200 | 5.000 € | 2.600 € | 2.400 € |
Der Break-even-Point liegt in diesem Beispiel bei 67 bezahlten Tickets: 1.200 € ÷ 18 € ergibt aufgerundet 67. Wenn Sie 3.000 € für den guten Zweck übrig behalten möchten, sind bei denselben Annahmen 234 Tickets erforderlich. Das passt nicht in einen Saal mit 200 verfügbaren Plätzen. Das Budget muss also vor dem Start angepasst werden.
Welche Entscheidungen machen den Plan doch realisierbar?
Sie können beispielsweise Fixkosten senken, Sponsoring für einen konkreten Kostenpunkt suchen oder die Ticket-Inklusivleistungen und den Preis überdenken. Prüfen Sie auch, ob Ihr Budget wirklich alle Kosten enthält: Technik, Zahlungsabwicklung, Personal und eventuell anfallende Steuern gehören in Ihre eigene Kalkulation. Das obige Beispiel rechnet nur mit den zwei angegebenen Kostenkomponenten.
Ein Sponsorentisch ist ein eigenes Ticketprodukt
Beschreiben Sie, wie viele Plätze enthalten sind und welche Extras der Käufer erhält. Berechnen Sie den Beitrag eines solchen Arrangements separat; gehen Sie nicht davon aus, dass der gesamte Verkaufspreis an den guten Zweck geht. Legen Sie fest, ob der Besteller Namen durchgeben muss und wie die Gruppe bei der Ankunft registriert wird.
Übertragen Sie Ihr Budget auf den Verkauf
Bestimmen Sie, wie viele Tickets Sie tatsächlich zur Verfügung stellen, und vermeiden Sie lose Reservierungslisten neben der zentralen Registrierung. Halten Sie unbezahlte Reservierungen getrennt von verkauften Tickets. Machen Sie den Gästen klar, was inbegriffen ist, wann der Abend beginnt und welche Vereinbarungen bei Änderungen oder Stornierungen gelten.
Nennen Sie im Nachhinein den richtigen Betrag
Kommunizieren Sie erst dann einen endgültigen Erlös, wenn die relevanten Kosten und Einnahmen geprüft wurden. Nennen Sie Ticketumsatz und den Beitrag für den guten Zweck separat. Eintritt, Einzelspenden und ein eventueller Losverkauf sollten ebenfalls einzeln erkennbar sein.
Ein kostenloser Teilnahmenachweis für ein Gewinnspiel ist zudem etwas anderes als der Zugang zu einem Benefizabend. Die erstgenannte Anwendung wird in dem Artikel über kostenlose Tickets behandelt. Möchten Sie Ihr Verkaufskonzept besprechen? Bringen Sie Ihr Budget zu einem Gespräch mit Loteraise mit.