„Ich dachte, das würdest du machen“ ist eine unangenehme Entdeckung kurz vor dem Start einer Vereinslotterie. Eine Aufgabenverteilung hilft vor allem dann, wenn jede Aufgabe ein konkretes Ergebnis und einen Verantwortlichen hat. Nutzen Sie das untenstehende Arbeitsblatt bei der Vorbereitung mit Vorstand und Freiwilligen.
Tragen Sie Namen bei den Ergebnissen ein, nicht nur bei den Themen.
| Arbeitspaket | Ein Verantwortlicher | Was ist das Ergebnis? |
|---|---|---|
| Aktionsdossier | Vorstandsmitglied oder Koordinator | Die erforderlichen Beschlüsse, Bedingungen und Dokumentationen an einem Ort. |
| Preise | Sponsoren-Kontaktperson | Eine bestätigte Übersicht mit Lieferant und Liefervereinbarung pro Preis. |
| Verkaufsmittel | Freiwilliger für Kommunikation | Genehmigte Links, Dateien und eine kurze Anleitung für Verkäufer. |
| Teilnehmerfragen | Benannter Administrator | Ein zentraler Kontaktpunkt und eine Liste der noch zu klärenden Fragen. |
| Finanzieller Abschluss | Kassenwart | Eine geprüfte Übersicht und die Unterlagen für den erforderlichen Abschluss. |
Eine Person kann mehrere Arbeitspakete verwalten. Umgekehrt können verschiedene Personen bei einem Paket helfen. Behalten Sie jedoch einen Verantwortlichen bei: jemanden, der weiß, was noch offen ist und wann es fertig sein muss.
Machen Sie die Übergabe sichtbar
Ein Sponsor hat mündlich einen Preis zugesagt. Damit ist das Arbeitspaket „Preise“ für den Kommunikations-Freiwilligen noch nicht bereit. Dieser muss wissen, was der Preis genau beinhaltet, welche Beschreibung verwendet werden darf und ob der Lieferant bestätigt hat, dass diese Beschreibung korrekt ist.
Nutzen Sie daher eine kurze Übergabevereinbarung: Was ist fertig, wer übernimmt es und welche Informationen fehlen noch? Geben Sie Dateien erkennbare Namen und bewahren Sie die aktuellen Versionen an einem vereinbarten Ort auf. So muss der nächste Freiwillige die Arbeit nicht erneut recherchieren.
Besprechen Sie nur das, was eine Entscheidung erfordert
Lassen Sie den Koordinator während einer kurzen Besprechung drei Fragen stellen: Was muss bis zum nächsten Mal fertig sein, was blockiert das und wer kann die Blockade lösen? Eine lange Runde, in der jeder alle durchgeführten Schritte aufzählt, hilft bei einer nahenden Deadline weniger.
Wenn ein Verantwortlicher ausfällt, übernimmt ein vorab benannter Stellvertreter das Paket. Halten Sie wichtige Absprachen daher außerhalb persönlicher Posteingänge oder privater Nachrichten fest. Das macht die Aktion weniger abhängig von einer einzelnen Person.
Halten Sie Ausführung und Kontrolle getrennt
Lassen Sie wichtige Übersichten von jemand anderem gegenlesen, bevor Sie diese endgültig verwenden. Denken Sie an eine Preisliste vor der Veröffentlichung oder den finanziellen Abschluss. Das Vier-Augen-Prinzip bedeutet nicht, dass die Aufgabe übernommen wird, aber der Prüfer muss wissen, was kontrolliert wird.
Was steht in der letzten Besprechung an?
Prüfen Sie, ob alle Arbeitspakete abgeschlossen sind, Teilnehmerfragen bearbeitet wurden und Dokumente auffindbar bleiben. Notieren Sie eine Verbesserung für die nächste Aktion. Für die allgemeinen Erfolgsfaktoren verweisen wir auf die sieben Faktoren für eine erfolgreiche Lotterie; dieses Arbeitsblatt befasst sich ausschließlich damit, wer die Arbeit trägt.