Hoeveel tickets moet je verkopen voordat een benefietavond geld oplevert voor het doel? Een volle zaal en een hoge ticketomzet geven daarop nog geen antwoord. Begin met de kosten die vaststaan en de kosten die met iedere bezoeker meegroeien.
Een fictieve avond met 200 beschikbare plaatsen
Stel: de vaste kosten zijn €1.200. Per gast komt daar €7 bij en de ticketprijs is €25. Dit zijn uitsluitend voorbeeldbedragen, geen tarieven van Loteraise of van een evenementenlocatie. In deze eenvoudige berekening blijft per ticket €18 over om vaste kosten en de bijdrage aan het doel te dekken.
| Verkochte tickets | Ticketomzet | Totale kosten | Over voor het doel |
|---|---|---|---|
| 80 | €2.000 | €1.760 | €240 |
| 140 | €3.500 | €2.180 | €1.320 |
| 200 | €5.000 | €2.600 | €2.400 |
Het omslagpunt ligt in dit voorbeeld op 67 betaalde tickets: €1.200 ÷ €18 is afgerond naar boven 67. Wil je €3.000 voor het doel overhouden, dan zijn bij dezelfde aannames 234 tickets nodig. Dat past niet in een zaal met 200 beschikbare plaatsen. De begroting moet dan vóór de start veranderen.
Welke keuzes maken het plan wel haalbaar?
Je kunt bijvoorbeeld vaste kosten verlagen, sponsoring voor een concrete kostenpost zoeken of de ticketinhoud en prijs opnieuw bekijken. Controleer ook of je begroting werkelijk alle kosten bevat: techniek, betaalverwerking, personeel en eventuele toepasselijke belastingen horen in je eigen berekening thuis. Het voorbeeld hierboven rekent alleen met de twee opgegeven kostencomponenten.
Een sponsortafel is een eigen ticketproduct
Beschrijf hoeveel plaatsen inbegrepen zijn en welke extra’s de koper ontvangt. Bereken de bijdrage van zo’n arrangement afzonderlijk; neem niet aan dat de volledige verkoopprijs naar het doel gaat. Leg vast of de besteller namen moet doorgeven en hoe de groep bij aankomst wordt geregistreerd.
Vertaal je begroting naar de verkoop
Bepaal hoeveel tickets je daadwerkelijk beschikbaar stelt en voorkom losse reserveringslijstjes naast de centrale registratie. Houd onbetaalde reserveringen apart van verkochte tickets. Maak voor gasten helder wat inbegrepen is, wanneer de avond begint en wat de afspraken zijn bij wijzigingen of annulering.
Vertel achteraf het juiste bedrag
Communiceer pas een definitieve opbrengst wanneer de relevante kosten en inkomsten zijn gecontroleerd. Noem ticketomzet en bijdrage aan het doel afzonderlijk. Entree, losse donaties en eventuele lotenverkoop horen ook afzonderlijk herkenbaar te zijn.
Een gratis deelnamebewijs voor een winactie is bovendien iets anders dan toegang tot een benefietavond. Die eerste toepassing wordt behandeld in het artikel over gratis tickets. Wil je jouw verkoopopzet bespreken? Neem je begroting mee naar een gesprek met Loteraise.