Als je tombola-software vergelijkt, krijg je al snel een lijst met functies. Maar een functie op een website vertelt nog niet of je team ermee kan werken. Gebruik dit beoordelingsformulier tijdens een demonstratie. Laat de leverancier jouw scenario uitvoeren en noteer wat je werkelijk ziet.
Bereid één vaste praktijktest voor
Neem bij ieder gesprek hetzelfde voorbeeld mee: een vereniging met drie verkoopteams, een kleine groep beheerders en een vooraf bepaald prijzenpakket. Zo vergelijk je leveranciers op dezelfde situatie. Bespreek vooraf de randvoorwaarden van de actie, waaronder de vereiste trekkingsprocedure.
Zeven punten voor je beoordelingsformulier
| Onderdeel | Laat dit aantonen | Noteer |
|---|---|---|
| 1. Beheerrechten | Een vrijwilliger krijgt alleen toegang tot de eigen taak. | Welke rollen ontbreken? |
| 2. Correcties | Een beheerder herstelt een verkeerd e-mailadres. | Blijft de wijziging controleerbaar? |
| 3. Teamoverzicht | De coördinator bekijkt resultaten per team. | Wat kunnen teamleden zelf zien? |
| 4. Betaalafstemming | Het verkoopoverzicht wordt met de ontvangen betalingen vergeleken. | Wie behandelt verschillen? |
| 5. Rapportage | De gegevens voor de afsluiting worden geëxporteerd. | Is het formaat bruikbaar? |
| 6. Ondersteuning | De leverancier licht een storing tijdens een verkoopavond toe. | Wie is wanneer bereikbaar? |
| 7. Totale kosten | Een voorstel wordt doorgerekend op jouw verwachte gebruik. | Welke onderdelen kosten extra? |
Gebruik een eenvoudige score
Geef ieder onderdeel een 0, 1 of 2: niet aangetoond, gedeeltelijk passend of passend gedemonstreerd. Voeg naast het cijfer een korte toelichting toe. “Kan alleen de leverancier aanpassen” is voor de besluitvorming bruikbaarder dan “voelt ingewikkeld”.
Tel niet automatisch alle punten op om een winnaar te kiezen. Sommige eisen zijn doorslaggevend. Als een noodzakelijke export ontbreekt of je team de juiste toegangsrechten niet kan krijgen, compenseert een mooi verkoopdashboard dat probleem niet.
Vergelijk voorstellen op dezelfde aannames
Stuur elke leverancier hetzelfde verwachte aantal transacties, dezelfde looptijd en dezelfde ondersteuningsvraag. Vraag om een specificatie van inrichting, platformgebruik, betaalverwerking en hulp tijdens de actie. Voor de begroting van de hele loterij is er een apart artikel over de verschillende kostenposten.
Neem twee gebruikers mee naar de demonstratie
Laat zowel de beheerder als een vrijwilliger meedoen. De beheerder beoordeelt overzicht en controle; de vrijwilliger kijkt hoeveel uitleg dagelijks werk vraagt. Bewaar hun opmerkingen bij het formulier en maak openstaande vragen onderdeel van je besluit.
Wil je Loteraise op deze manier beoordelen? Vraag een demonstratie met jouw verenigingsscenario aan. Een gesprek met concrete testhandelingen geeft meer houvast dan alleen een rondleiding langs functies.